ДРОГОБИЦЬКА МІСЬКА РАДА

___ сесія сьомого скликання

Р І Ш Е Н Н Я

від _______________ № ______

Про затвердження Програми

«Електронний документообіг

в виконавчих органах

Дрогобицької міської ради»

 

          У зв'язку із впровадженням новітніх інформаційних технологій, прагнучи досягнення європейських стандартів якості прийняття управлінських рішень та контроль їх виконання, з метою підвищення ефективності діяльності Дрогобицької міської ради та її структурних підрозділів в інтересах громади міста, та вдосконалення технології управління, відповідно до Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг“, Закону України «Про електронний цифровий підпис», розпорядження Кабінету Міністрів України від 13.12.2010 № 2250-р “Про схвалення Концепції розвитку електронного урядування в Україні“, керуючись ч. 3 ст.59, п. 22 ч. 1 ст. 26 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», міська рада вирішила:

1. Затвердити Програму «Електронний документообіг в виконавчих органах Дрогобицької міської ради» (автоматизована система документообігу та контролю виконавської дисципліни)  згідно з додатком.

2. Фінансовому управлінню О.Савран забезпечити виділення коштів у місцевому бюджеті на фінансування даної Програми.

3. Дане рішення опублікувати у засобах масової інформації.

4. Контроль за виконанням даного рішення покласти на постійну комісію ради з питань бюджету, планування, фінансів та цінової політики та інвестицій та з питань депутатської етики, законності, правопорядку, прав людини, розвитку громади та контролю за дотриманням Регламенту ради.

 

Міський голова                                                                                                                                                                                       Т. Кучма

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток до рішення ___ сесії

Дрогобицької міської ради

від __________ № _______

 

 

 

 

 

 

 

П р о г р а м а

 

«Електронний документообіг

в виконавчих органах

Дрогобицької міської ради»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

м. Дрогобич

 

2016 рік

 

 

 

 

 

 

Паспорт

Програми «Електронний документообіг в виконавчих органах Дрогобицької міської ради»

(Встановлення автоматизованої системи документообігу та контролю виконавської дисципліни)  – надалі Програма

 

1. Ініціатори розробки Програми - Виконавчий комітет Дрогобицької міської ради.

2. Розробник Програми - Виконавчий комітет Дрогобицької міської ради.

3. Відповідальний виконавець Програми – загальний відділ виконкому Дрогобицької міської ради.

 

5. Термін реалізації Програми - 2016 рік.

6. Загальний обсяг фінансових ресурсів, необхідних для реалізації Програми, на 2016 рік – 450,0  тис. грн, в тому числі:

6.1. Коштів міського бюджету: 2016 рік – 450,0 тис. гривень.

 

Програма

 «Електронний документообіг

в виконавчих органах Дрогобицької міської ради»

(Встановлення автоматизованої системи документообігу та контролю виконавської дисципліни)

 – надалі Програма

 

 

1. Визначення проблеми,

на розв’язання якої спрямована Програма.

 

Становлення інформаційного суспільства, перспектива суспільства знань є об’єктивними реаліями сучасності. Створення можливостей для розвитку людини, подальша демократизація, забезпечення конкурентоспроможності держави вимагають стратегічних і тактичних державних рішень, що втілюються у відповідних нормативно-правових актах.

Ефективна діяльність посадових осіб завжди є гарантією успішної роботи органів влади. Для якісного обслуговування потреб громадян необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв'язання задач, не пов'язаних з обслуговуванням.

Постає необхідність запровадження наскрізного автоматичного контролю виконання на всіх етапах роботи з документами, що кардинально підвищило б якість роботи виконавців, зробило б терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими. Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі цілком електронного документообігу.

Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотно знижує трудовитрати посадових осіб, а своєчасне інформування, зменшення затримок, чітка організації руху документів та контролю їх виконання, зменшення частини рутинних операцій, у тому числі пов'язаних з пошуком необхідних документів, вирішення проблеми координації діяльності співробітників і підрозділів, ідентифікація слабких місць в роботі,  забезпечення своєчасного та об'єктивного інформування керівництва організації про стан документів та хід їх обробки значно зменшує кількість невиконаних або прострочених документів та сприяє прийняттю якісних та своєчасних рішень посадовими особами виконавчих органів Дрогобицької міської ради.

         Прийняття і виконання Програми спрямовано на реалізацію в м. Дрогобичі державної політики з розвитку інформаційного суспільства та впровадження європейських стандартів самоврядування, подальшого вдосконалення інформаційної інфраструктури міста, а можливість швидкого аналізу необхідної  інформації та оперативне прийняття обґрунтованих управлінських рішень дає переваги щодо розв’язання поточних та стратегічних проблем.

Програма розроблена відповідно до законів України: «Про Основні засади розбудови інформаційного суспільства в Україні», «Про Національну програму інформатизації», «Про інформацію», «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про Концепцію Національної програми інформатизації», «Про захист персональних даних», «Про доступ до публічної інформації», «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах», «Про електронний цифровий підпис», а також згідно зі Стратегією розвитку інформаційного суспільства в Україні.

 

2. Мета програми.

 

            Метою реалізації Програми є забезпечення суттєвого підвищення прозорості, керованості та ефективності роботи Дрогобицької міської ради та її структурних підрозділів, створення необхідних умов для якісного обслуговування потреб громади міста шляхом широкого використання інформаційних технологій, уніфікації та стандартизації правил роботи з документами - як у паперовому вигляді, так і за допомогою автоматизованих засобів, значного підвищення швидкості обробки паперових документів і подальшого зменшення частки паперового документообігу, поступового переходу до повністю безпаперового документообігу, поглиблення та подальший розвиток інформатизації міста в інтеграційному зв'язку з Національною програмою інформатизації України, і, як наслідок, ефективна взаємодія органів місцевого самоврядування з громадою міста, застосування новітніх інформаційних технологій, сучасних методів та засобів збору, оброблення, зберігання інформації, створення умов для побудови інформаційного суспільства.

 

3. Загальні характеристики програми.

 

         Основна складова Програми «Електронний документообіг в виконавчих органах Дрогобицької міської ради» - програмно-апаратний комплекс «Автоматизована система документообігу та контролю виконавської дисципліни» (надалі – Система), що діятиме на базі сучасних технологій та буде охоплювати всі етапи життєвого циклу документів - від підготовки шаблонів і проектів до організації архівного зберігання документів, із забезпеченням функцій електронного архіву та електронного цифрового підпису, в основі якої покладене комплексне програмне рішення для створення автоматизованих систем управління документами, що містить модулі, орієнтовані на автоматизацію традиційного вітчизняного процесу діловодства, та характеризується високим рівнем розширення та адаптації.

 

Загальний вигляд архітектури та основні функції Системи.

 

Базові програмні модулі призначені для надання сервісів по створенню систем управління документами незалежно від типів документообігу та організації електронних архівів даних, побудови центрів взаємодії.

Функціональні підсистеми автоматизують певні процеси роботи з документами.

 

 

Архітектура Системи

 

Підсистема "Діловодство та контроль виконавчої дисципліни" призначена для автоматизації процесів діловодства в підрозділах. Підсистема підтримує процеси традиційного паперового діловодства, сучасні технології електронного документообігу, а також змішаний паперово-електронний документообіг. Завдяки цьому стає можливим поетапне створення інформаційно-технічних і технологічних основ повнофункціонального електронного документообігу в структурних підрозділах Дрогобицької міської ради (без створення перешкод поточним функціонуванню організації).

Підсистема «Звернення громадян» призначена для підвищення рівня опрацювання звернень громадян шляхом автоматизації реєстрації надходження звернень, призначення виконавців та визначення термінів виконання резолюцій.

Підсистема «Запити на отримання публічної інформації» призначена для підвищення рівня опрацювання запитів на отримання публічної інформації шляхом автоматизації реєстрації надходження запитів, призначення виконавців та визначення термінів виконання резолюцій, визначення інформації, що становить суспільний інтерес.

Підсистема «Підготовка документів» призначена для надання автоматизованих засобів підготовки проектів документів з використанням шаблонів, автоматизації процесів узгодження та підписання документів. 

Підсистема «Архівна справа» призначена для автоматизації процесів архівного зберігання паперових копій документів, ведення та обліку архівних справ, підтримки процесів підготовки та передачі документів, в паперовий архів. 

Підсистема "Електронний архів" є центральною складовою системи документообігу, як засіб збереження і доступу до єдиного сховища документів. Підсистема вирішує задачі групування документів за різноманітними критеріями, пошуку за різноманітними критеріями, організації колективної роботи та інші функції.

Підсистема "Адміністрування і безпека" призначена для гарантування надійності збереження інформації, її актуальності та достовірності, забезпечення надійності бази даних та її готовності до роботи. 

 

4. Очікувані наслідки реалізації Програми.

 

Створення необхідних умов для якісного обслуговування потреб громади міста, а також:

- підвищення прозорості процесів розробки та опрацювання документів з можливістю контролю їх виконання на будь-якому етапі;

- зменшення строків підготовки і оформлення документів;

- створення і автоматична підтримка бази нормативних та розпорядчих документів;

- зменшення кількості рутинних операцій (завдяки чому посадові особи отримують можливість зосередитися на вирішенні змістовних задач та підвищити якість обслуговування потреб громади);

- підвищення якості підготовки управлінських рішень;

- можливість стимуляції і вдосконалення організаційної структури.

 

5. Завдання та заходи реалізації Програми.

 

Програма формується і спрямовується на вирішення комплексу поточних та перспективних завдань шляхом впровадження програмно-апаратного комплексу «Автоматизована система документообігу та контролю виконавської дисципліни» в інтересах громади міста.

 

Основні напрями роботи з реалізації Програми є:

- Організаційне та методичне забезпечення Програми;

- Придбання програмних та апаратних засобів Системи;

- Впровадження та розвиток автоматизованої системи документообігу та контролю виконавської дисципліни в структурних підрозділах Дрогобицької міської ради;

- Підтримка працездатності, забезпечення функціонування та подальшого розвитку Системи.

 

Програма може коригуватися протягом року та затверджуватися в установленому порядку згідно з чинним законодавством.

 

6. Фінансово-економічне обґрунтування.

 

Програма фінансується відповідно до чинного законодавства за рахунок коштів міського бюджету, в межах наявного фінансового ресурсу та інших джерел фінансування.

У разі виникнення потреби збільшення фінансування Програми, питання розглядається міською радою та приймається рішення відповідно до чинного законодавства.

 

Заступник міського голови

з питань діяльності виконавчих органів,

керуючий справами виконкому                                                                                                                                              В.Коцюба